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Excel 的高級運用-01
用 Excel 自己寫進銷存軟體
大家知道要做 data base 資料管理，最好是用 Access 之類的專用軟體。但事
實上用大家都熟悉的 excel 就可以來做適合自己用的資料管理軟體。方便又好用。不
像 Access 需要 OBEC 等軟體來配合，又要 SQL 等一大堆軟體來配合才能動得好, 相
對的難學許多。Excel 就乾淨俐落，單獨就可以運作。當然對於資料量很大的公司，
還是要正統的資料管理軟體，但一般中小企業資料數量在一萬筆以下的，用 excel 來
寫並沒有問題，軟體要學起來也很容易。
第一章 函數巨集和 VBA
1-1 用 Excel 寫程式，需要什麼特別的知識 ，需要什麼特別的知識？
我們要寫程式，就先要知道我們有什麼樣方便的程式語言？好學
嗎？我會嗎？
Office 2000 以後，Office 系列的產品都是用 VBA 當巨集的程式語
言。VBA 功能非常強，但是他同時也是很友善的軟體，尤其是常用的一些
功能，學起來並不難。而且，我們也不用全部都學會，只需學到一小部分對
我們一般人需求的都可以勝任愉快。
本書將循序漸進的教大家，但作者的基本理念和一般電腦書的作者
不同的點，在於我只想教大家很少很少的東西，但大家很快就可以開始寫有
用的程式。而不像一般的電腦書或電腦教室，把全部功能一次倒給你，鉅細
靡遺，讓你迷惑困擾，學了很多、很久也沒有能力寫個有用的程式。
函 數
用過 Excel 的人都知道 Excel 的函數非常強，尤其是統計相關的函數，你
只要循序漸進一步一步填入每一項參數，你要的答案瞬間就完成。你不必寫程
式，不必懂得程式如何寫，只要知道它要什麼參數，你就是專家。
巨 集
再進一步，就是巨集，Office 各軟體都有巨集，也許你也用過 Word 中的
巨集，你會更驚嘆怎麼這麼厲害，這麼好用，尤其是我們根本也不懂程式怎麼
寫，居然也會寫出功能強大好用的程式來。本書採取和別的電腦書不同的作法，
簡單教一點基本知識，就直接來寫程式，遇到什麼再補教該懂的東西，循序漸
進，只學需要的，其他用不到的就先不要學，就不會困難重重。讓大家知道用
Excel 自己來寫程式其實就是這麼容易。不必懂得非常多，就可以寫出很有用的
程式。
開始寫程式
我們就直接做，一面做在一面學，先只學用得到的東西。
我們先從「買賣業的進銷存」來做起。
第一個程式，我們來寫「客戶資料建檔及查詢」。我們要做：
1. 寫一個互動式輸入介面（excel 稱之為表單）, 以方便有系統及有效率的輸入資料。
2. 程式自動將輸入的資料寫到資料庫去，也就是寫到「工作表」中去。
3. 寫個介面，可以很容易的查詢到我們要的資料。
首先，我們 檔案/開新檔案，檔案/另存新檔，取名「客戶資料」吧。
用滑鼠在 Sheet1 上按左鍵兩下，出現反白，把 sheet1 改成「選單」。同法
把 sheet2 改成「客戶資料」。
「客戶資料」工作表就是我們要寫入資料的地方。客戶資料應該很多項目，
我們第一課就先寫「公司名稱」及「電話」兩個項目來練習。寫到第一欄及第二
欄的頂端當成欄標題。
VBE, Visual Basic 編輯器
接著我們叫出 VBE(Visual Basic Editor)。
如何做？
工具(T)/巨集(M)/Visual Basic 編輯器，就可以進入 VB 編輯器的畫面。在點
進去之前，請注意一下，有一個 alt-F11, 就是所謂的快捷鍵，直接按 alt +F11
也可以快速進入 VB 編輯器畫面。
出現 VBE 畫面後，也許什麼都沒有。沒關係，檢視(V), 就可看到專案總管(P)以及屬
性視窗(W), 這兩個是我們要的，依次把它叫出來。
專案總管
先 檢視(V)/專案總管(P) 叫出專案總管，也可用快捷鍵 Ctrl +R, 快速叫出 「專案
總管」。
專案總管就是管理程式的架構的地方，類似財產表，告訴我們這程式有哪些元件，
以後我們再回來詳細介紹。
屬性視窗
再來按 檢視(V)/屬性視窗(W) 叫出屬性視窗，也可用快捷鍵 F4, 快速叫出 「屬性
視窗」。「屬性」就是各個元件有些什麼特性。
這樣就準備好了，可以開始來寫程式。有時候，你按 alt+F11 就直接出現屬性視窗的
畫面，那更好。
離開 VBE 畫面回到工作表
如果只是要暫時離開 VBE 畫面，則點選最下方圖示就可轉換。
但如果是要關掉 VBE，有三個方法，可以
1. 檔案→關閉並回到 Microsoft Excel, 也可以
2. 使用 Alt+Q 這個快速鍵，還有
3. 就是點選左上角的 也可以。
表 單
我們說過要先寫一個互動式的介面，Excel 稱之為「表單」。
來，插入(I)/自訂表單(U)，
就出現名為「userForm1」的表單，同時也出現 VBE 的工具箱。
我們把滑鼠移到工具箱上端的藍色區，按住滑鼠左鍵就可以把工具箱移到旁邊去，
就可以開始來規劃我們的表單了。
在表單中寫文字
首先，去點 ， 就是寫文字。到表單用滑鼠圈出一個矩型，再把滑鼠點入，就可
寫入文字，譬如；「客戶資料建檔」。這時你會發現字體太小，接著到屬性中去找
到 Font, 右邊有「新細明體」，滑鼠點進去，出現 ，再點進 ，就可以進去修改字
體、字型樣式、字型大小等，我習慣將之改為 14 號字. 然後把滑鼠移到外框右下角，
出現雙箭頭後把外框改小，（其實在出現雙箭頭時連按左鍵兩下，電腦會自動調到
「最適欄寬」）。
接下來再寫一組「客戶名稱」。
在表單中規劃 「輸入視窗」
然後我們去點 ， 就是一個窗戶，可以用來接受輸入，或出現訊息。
將幾個欄位對齊
我們發現高低好像沒有對齊，我們可以將兩個一起圈選起來，按滑鼠右鍵，找到 對
齊(A)/主控項下緣(B), 電腦就自動將我們對好。
說 明
VBA 工具箱的
每一個元件，稱
之為「控制項」，
同時有的地方也
翻譯成「主控項」
接著再到 屬性/Font/字型大小 改成 14 號字。然後，再一起圈選起來→複製→貼上，
會出現在表單正中央，在將之移到適當的位置。滑鼠先移開，再點進去，修改文字，
調整大小。
要 領
滑鼠點進去要
先停頓一秒再
點第二次，才
可以進入「編
輯文字」。
如果直接「連續
點兩下」則會
跑 出 程 式 碼
來。
命 令 鈕
再來選命令按鈕 ，找適當的位置畫一個，點進去修改文字為「確認」，到屬性欄
去改成 14 號字，修改大小，再複製一個，修改文字為「重新輸入」，以及一個「離
開」，整個表單外型就初步設計好了。
為表單各控制項改名稱
接著，我們把這張表單更改成一個有意義比較好記的名稱，以方便接下來的程式比
較好寫。
到「屬性」區，第一項(name), 電腦內建的第一張表單的名稱為「UserForm1」,我們
進去將之改成你喜歡的名字，例如：customer。你會發現上方「專案管理區」，表
單原來是「UserForm1」也跟著自動改為「customer」。不過這樣做只是有其方便性，
但不是必須的，只要你不覺得煩，你也可以一路用 UserForm1 用到底。
接著，我們看到表單左上角還有一排字，就是原來內建的表單名稱 UserForm1 還在，
你也可以放著不去理它，也可以把他改掉。請到「屬性區」，找到 Caption,把原來
的 UserForm1 改成你想表現的文字，例如：客戶資料建檔作業。
接著用同樣的方法，點進表單「客戶名稱」右邊的視窗，一樣到屬性區的(name)將
該視窗原來的名字 TextBox1 改成好記的名字，我喜歡用 cust(customer 的左半段)。
再把第二個窗戶的名稱改成 phone，把「確認」的名稱 CommandBotton1 改成
「confirm」, 把「重新輸入」改成「reentry」, 把「離開」改成「exit1」。
為什麼不用 exit，而用 exit1?因為「exit」這個字程式本身要用，電腦不接受你也要
用這個字，那就變通一下囉。
VBE 程式碼視窗
接著開始來寫程式，按 F7 就出現 程式碼 視窗區。我們看一下左上方的下拉視窗，
就可看到所有的控制項，我們依我們的需求可以點選。
再看右邊，就是鍵盤和滑鼠的動作。
最常用的就是，Click 按滑鼠左鍵點選，Enter 進入，Exit 離開這三個。
譬如，我們這個簡單的程式要做的就是輸入完畢後，點選「確定」鈕，就要進行將
輸入資料寫到指定的資料庫的動作。
脫離程式
寫程式要記得安排一個「脫離程式」，否則程式停不掉，就離不開了。所以我安排
了一個看似沒有用的「離開」按鈕。
點選「離開」，就要結束
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