現代人想必使用 Google 許多服務，例如像是相簿、地圖、YouTube 觀看等；如果在系統多次與你聯絡後你都沒有動作，那麼在你的帳戶消失前，系統也會將你過去的資料分享給你願意分享的其他 Google 帳戶（一次最多可以設定 10 位使用者）；你也可以選擇僅讓這些使用者存取部分資料，像是相簿中的照片、過去的地圖足跡等。當然，如果你沒有設定相關通知對象，那麼你過去的資料們就會隨著帳號被刪除，而也跟著消失。
至於為什麼 Google 會提供「閒置帳戶管理員」的服務？根據今年 1 月統計數據顯示，Google 每年都有 18 億個 Gmail 活躍帳號；但相對，每天都有可能有數千個帳號遺棄、甚至用戶過世後再也不會有人開啟，這些棄置帳號對 Google 都是空間成本，但沒有獲得用戶同意前，Google 不可能將這些資料刪除。
因此如果 Google 可透過「閒置帳戶管理員服務，確保帳號棄置後怎麼處置，可大大節省空間服務維運成本。